Teamevent bei wechselhaftem Wetter: Eine Schnitzeljagd mit Regenplan organisieren

Die Route steht, das Team freut sich, und kurz vor dem Termin zeigt die Vorhersage wechselhaftes Wetter. Jetzt hilft ein vorbereiteter Regenplan: Wer entscheidet über den Start? Welche kürzere Runde ist möglich? Und was passiert, wenn draußen keine geeigneten Bedingungen herrschen?

Bei einer Schnitzeljagd mit Globe Chaser kannst du Route und Aufgaben im Voraus auf dein Teamevent abstimmen. Für Wetterentscheidungen brauchst du zusätzlich einen organisatorischen Rahmen. Er sorgt dafür, dass am Treffpunkt alle dieselbe Information haben und niemand erst im Regen eine Alternative suchen muss.

Trenne leichten Regen von einer gefährlichen Wetterlage

Ein kurzer Schauer ist eine andere Situation als Gewitter, Sturm oder Starkregen. Ob eine Runde bei leichtem Regen angenehm und verantwortbar ist, hängt von Strecke, Untergrund, Temperatur, Ausrüstung und den Teilnehmenden ab. Eine pauschale Zusage „Wir spielen bei jedem Wetter“ ist dafür ungeeignet.

Bei Unwetter sollte die Gruppe nicht draußen unterwegs sein. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe weist auf Gefahren durch herabfallende und umstürzende Gegenstände hin und empfiehlt, Warnmeldungen zu verfolgen. Die BBK-Hinweise zu Sturm, Gewitter und Hagel sind eine fachliche Grundlage für deine Vorbereitung.

Ein Regenponcho oder ein überdachter Haltepunkt macht eine gefährliche Wetterlage nicht zu einer geeigneten Outdoor-Bedingung. Bei Gewitter oder Sturm setzt du die Rallye aus und folgst den aktuellen behördlichen Hinweisen. Plane diese Entscheidung ein, bevor die Gruppe auf mehrere Stationen verteilt ist.

Bestimme eine Person für die Wetterentscheidung

Lege fest, wer Vorhersage, Warnmeldungen und örtliche Bedingungen prüft und die Teilnehmenden informiert. Benenne auch eine Vertretung. Eine Nachricht von der Organisation ist klarer als mehrere unterschiedliche Einschätzungen aus den Teams.

Arbeite mit festen Prüfzeitpunkten

Ein praktikabler Vorschlag ist: am Vortag die Lage bewerten, einige Stunden vor Beginn die Durchführung bestätigen und unmittelbar vor dem Start erneut prüfen. Bei wechselhafter Lage beobachtest du die Entwicklung auch während der Veranstaltung. Ein einmaliger Blick am Morgen reicht dann nicht.

Stimme die Entscheidungsfrist mit Anreise und gebuchten Leistungen ab. Wenn Mitarbeitende bereits längere Wege zum Veranstaltungsort zurücklegen, brauchen sie die Information entsprechend früher. Zusagen von Locations und Dienstleistern gehören in diesen Plan; ihre Umbuchungsbedingungen prüfst du separat.

Bereite eine kurze Variante vor

Für unkritisches, aber ungemütliches Wetter kann eine kürzere Runde sinnvoll sein. Sie braucht einen eigenen vollständigen Ablauf mit Start, wenigen gut erreichbaren Stationen und einem passenden Ziel. Plane sie so sorgfältig wie die längere Hauptstrecke.

Kürzen bedeutet nicht, die Teams spontan einen ungeprüften Weg nehmen zu lassen. Gehe die alternative Strecke vorher ab. Achte auf rutschige Stellen, überschwemmungsanfällige Abschnitte, Querungen und Orte, an denen sich eine Gruppe aufhalten kann, ohne Eingänge oder Gehwege zu blockieren.

Halte die Geschichte auch auf der kurzen Runde verständlich

Wenn ein späteres Rätsel zwingend die Lösung einer ausgelassenen Station voraussetzt, funktioniert die Abkürzung nicht. Gestalte die kurze Variante deshalb mit eigenständig verständlichen Aufgaben oder passe die Verknüpfungen vorher an. Teste in der App den genauen Ablauf, den die Gruppe später spielen soll.

Nutze eine einfache Entscheidungstabelle

Diese Tabelle ist eine Planungshilfe und ersetzt keine Bewertung der tatsächlichen Situation. Auch nach einem Unwetter können Wege gesperrt oder beschädigt sein. Eine Aufhellung am Himmel ist deshalb allein noch keine Freigabe für die ursprüngliche Route.

Denke an Geräte und Teilnehmerkomfort

Kläre vorher, welche Geräte eingesetzt werden und wie sie bei Regen geschützt bleiben. Beachte die Herstellerangaben; nicht jedes Telefon verträgt Wasser gleich gut. Die Gruppe sollte Aufgaben im Stand lesen können und nicht mit einer Hand gleichzeitig Gerät, Tasche und Schirm jonglieren müssen.

Informiere über passende Kleidung und Schuhe, aber schiebe die ganze Verantwortung nicht auf die Teilnehmenden. Wer friert oder sich auf dem Untergrund unsicher fühlt, braucht eine unkomplizierte Möglichkeit, den Outdoor-Teil zu beenden. Ein verlässlicher Rückkehrpunkt hilft mehr als die Aufforderung, noch schnell die letzten Punkte zu sammeln.

Plane ein Ersatzprogramm mit eigenem Wert

Reserviere bei Bedarf einen geeigneten Innenraum für einen anderen Programmpunkt. Dort könnt ihr etwa ein vorbereitetes Teamquiz, eine moderierte Kennenlernrunde oder eine gemeinsame Auswertung durchführen. Stelle das als eigenständige Alternative vor. GPS-Checkpoints einer Outdoor-Route werden nicht automatisch zu einem funktionierenden Indoor-Spiel.

Die kurze Mitteilung an die Gruppe sollte vier Dinge enthalten: Findet der Outdoor-Teil statt, wann und wo trefft ihr euch, was wird benötigt und wer ist erreichbar? Versende bei Änderungen eine vollständige neue Information, damit niemand alte und neue Angaben zusammensuchen muss.

Globe Chaser als Rahmen für dein vorbereitetes Teamevent

Die Stärke einer digitalen Schnitzeljagd liegt darin, dass du gemeinsame Bewegung und Aufgaben zu einer passenden Runde verbinden kannst. Die Möglichkeiten von Globe Chaser für Unternehmen und Teambuilder helfen dir beim Einstieg. Für die Planung des eigentlichen Abenteuers findest du Hinweise im Beitrag zur digitalen Schnitzeljagd.

Der Regenplan ergänzt diese Vorbereitung um klare Entscheidungen. So wissen deine Teilnehmenden bereits vor dem ersten Checkpoint, was sie erwartet – auch wenn sich das Wetter anders entwickelt als erhofft.